Pidetäänkö kokous vai tehdäänkö päätöksiä?

Onnistunut kokous vie taloyhtiön asioita eteenpäin. Kokousten kompastuskivet ovat samantyyppisiä alasta riippumatta, eivätkä taloyhtiöt tee tässä poikkeusta.

Kumpaan kokoukseen osallistuisit mieluummin? Rivakasti etenevään kokoukseen, jossa tehdään punnittuja päätöksiä? Vai kokoukseen, jossa asioita vatvotaan suuntaan jos toiseen, mutta jälkikäteen jää vähän epäselväksi, mitä tulikaan päätetyksi?

Perehdy

Kokouksen onnistumiseen vaikuttaa suuresti se, mitä tapahtuu ennen kokousta. Olennaista on hyvin valmisteltu asialista, mutta tämä ei yksistään riitä. Jokainen osallistujia voi omasta puolestaan vaikuttaa kokouksen kulkuun.

Tee itsellesi selväksi, mikä mitä sinulta odotetaan kokouksessa. Taloyhtiön kokouksessa on tarkoitus tehdä päätöksiä, valmistaudu siis päättämään.

Lue kokouskutsun mukana saamasi materiaali ajoissa ja paneutuen. Jos alat perehtyä materiaaliin liian myöhään, et voi esittää kovin punnittuja mielipiteitä päätettävästä asiasta.

Harkitse kantasi etukäteen. Jos et ymmärrä asiaa tai kaipaat enemmän tietoa, ota selvää! Kysy vaikka isännöitsijältä. Tee tämä jo ennen kokousta.

Osallistu

Kokouspäivä koittaa. Saavu kokouspaikalle ajoissa. Näin osoitat, että arvostat muita ja heidän aikaansa.

Osallistu kokouksen kulkuun ja kerro oma näkemyksesi. Tiivistä oleellinen ja pysy asiassa. Kokous ei etene ja päätösten tekeminen venyy, jos jokainen puheenvuoro polveilee asiasta toiseen ja takaisin.

Kuuntele muiden puheenvuorot. Eri mieltä saa olla, mutta puhu rakentavasti.

Keskity

Vältä mobiililaitteiden turhaa näpräämistä kokouksen aikana. Puhelin laitetaan tietenkin äänettömälle ennen kokouksen alkua.

Työsähköpostit ja muut tärkeät asiat voi hoitaa kokouksen jälkeen. Sama pätee facebookkailuun ja muuhun nettiviihtymiseen.

Älylaitteilla on kokouksessa myös paikkansa: asialliset kysymykset kannattaa tietenkin selvittää saman tien verkosta, niin asia tulee heti tiedoksi kaikille osallistujille.

Tehokas kokous kestää enintään kaksi tuntia. Sen jälkeen osallistujien keskittyminen herpaantuu ja jaksaminen loppuu. Tehokas asioiden käsittely ja mukava ilmapiiri eivät sulje toisiaan pois. Tärkeintä on saada asioita aikaan.

Lisätietoa taloyhtiön kokouksista:

Hallituksen kokous

Yhtiökokous