Taloyhtiöissä otettiin koronakeväänä digiloikkia

Päätöksenteko ei halvaantunut poikkeuskeväänä Iisoy:n isännöimissä taloyhtiöissä. Kokouksia on pidetty Teams-sovelluksella, sähköpostilla ja puhelimitse. Myös muutamia yhtiökokouksia on pidetty onnistuneesti etäkokouksina.

Kokemukset ovat olleet pääsääntöisesti hyviä. Varsinkin digitaitoiset ikäihmiset ja muualla asuvat osakkaat ottivat mahdollisuuden vastaan ilolla. Iisoy:ssa uskotaankin, että elämän normalisoiduttua etäkokoukset jäävät pysyväksi tavaksi ainakin osassa taloyhtiöistä.

Etäkokousten alustana käytetään pääasiassa Microsoftin Teamsia. Koska suurimalle osalle Teams oli tuntematon ennen tätä kevättä, Iisoy järjesti ohjattuja yhteiskoulutuksia lähinnä hallituksille. Mahdollisuudesta tiedotettiin taloyhtiöiden tiedotuskanavalla huoneistotieto.fi:ssä. Vastaanotto oli innokasta, ja ryhmät täyttyivät nopeasti.

Kokeiluissa käytiin läpi, miten kokoukseen liitytään, miten ääni ja kuva saadaan toimimaan ja miten etäkokouksessa viestitään ja pyydetään puheenvuoroja.

Isännöitsijä Kimmo Rajala päivysti kokeilujen aikana tukihenkilönä. Hänelle saattoi soittaa, jos ongelmia ilmaantui.

– Avunpyyntöpuheluja ei juuri tullut, vaikka moni kokeili Teamsia ensimmäistä kertaa, hän kertoo.

Hallituksen kokouksiin Teams soveltuu hyvin. Myös yhtiökokouksen pitäminen onnistuu, vaikka osallistujamäärä on niissä huomattavasti suurempi.

– Yhtiökokouskutsussa on kuitenkin oltava tarkat osallistumis- ja äänestysohjeet etäosallistujille. Kokouksen läpivieminen vaatii isännöitsijältä valppautta ja kykyä hoitaa montaa asiaa samanaikaisesti: on pidettävä pöytäkirjaa, jaettava osallistujille dokumentteja verkossa, huomata puheenvuoropyynnöt ja tarvittaessa ohjeistettava osakkaita tekniikan käytössä, Kimmo sanoo.

Hyvin valmisteltu, sujuvasti toteutettu

Kalevassa sijaitsevan Ateljeetalo Oy:n yhtiökokous pidettiin huhtikuussa Teams-kokouksena. Kuvataiteilijoiden asuin- ja työskentelykiinteistön omistavat Tampereen taiteilijaseura ja Tampereen kaupunki. Viimeksi mainittua yhtiökokouksessa edusti controller Sami Suojanen.

– Kokous sujui hyvin. Isännöitsijämme Ilkka Saarinen oli tehnyt kokousvalmistelut huolella, ja koska yhtiön asiat ovat kunnossa, kokous eteni luonnikkaan napakasti, Suojanen kuvaa.

Suojasen ja Saarisen lisäksi kokoukseen osallistuivat Tampereen taiteilijaseuran puheenjohtaja ja ateljeetalon hallituksen puheenjohtaja. Osallistujien vähäisen määrän ja käsiteltävien asioiden selkeyden takia kokous ei Suojasen mukaan eronnut suuresti tavallisesta Teams-palaverista. 

– Kokouskutsun mukana saimme esityslistan, tilinpäätöksen ja muun kokousmateriaalin, ja valtakirjan sähköisen allekirjoituksen jälkeen sain osallistumislinkin kokoukseen. 

– Koska osallistujia oli vähän, pystyimme pitämään kokouksessa kuvayhteydet auki. Jos etäkokoukseen osallistuu vaikkapa toistakymmentä henkilöä, kuvayhteydet kannattaa pitää poissa, koska ne kuormittavat ja hidastavat verkkoa, tänä keväänä Tampereen edustajana lukuisiin etäyhtiökokouksiin osallistunut Suojanen huomauttaa.

Pöytäkirjan tarkastajaksi valittu Suojanen kiittää kokousmateriaalien sähköisen allekirjoittamisen mahdollisuutta. 

– Tehtävä hoitui helposti ilman pöytäkirjan edestakaista postittelua.

– Uskon, että etäkokousmahdollisuuksia käytetään koronakevään jälkeenkin, jos käsittelyssä on asioita, jotka eivät vaadi keskustelua ja äänestyksiä. Suunnitelmallisuutta etäkokous toki vaatii. Jos listalla on kommunikointia ja tunteiden tulkintaa vaativia mutkikkaita asioita, kokoontuminen kasvokkain on mielestäni etäkokousta parempi vaihtoehto, hän sanoo.

Paljon hyötyä puheenjohtajan rutiinista 

Asunto Oy Hervannan Satopentissä oli meneillään putkiremontti, kun koronavirusepidemian vastaiset toimet alkoivat Suomessa. Nyt remontti on lopputarkastuksia vaille valmis. Taloyhtiön onneksi kaikki sujui aikataulun mukaisesti.

– Remontin sujumista helpotti osaltaan se, että se oli tavanomaista kevyempi. Uudet putket asennettiin porrashuoneen kautta vanhoja hormeja rikkomatta ja vain muutama asukas teki samalla kylpyhuoneremontin, kertoo taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja Jouko Viitanen. 

Hankkeen työmaakokouksiin kokoonnuttiin remontin alussa Satopentin taloyhtiösaunan pukuhuoneeseen, jonne pakkautui yli kymmenen henkeä.

– Siellä olimme kuin sillit suolassa. Koronarajoitusten tultua voimaan työmaakokouksia ryhdyttiin järjestämään Teamsilla, Viitanen kertoo. Hänelle etäneuvottelut ja -tekniikat ovat tuttuja työelämästä 20 vuoden ajalta.

– Kyllä työmaakokouksetkin saatiin vietyä läpi etänä, koska niissä oli selkeät esityslistat ja kokouksen puheenjohtajana toiminut valvoja oli ammattitaitoinen ja ilmeisen tottunut etäkokouksiin. 

– Osallistujilla oli mahdollisuus kommentoida, tosin vähän kankeastihan se välillä sujui, ja voi olla, että jotkut epäröivät puheenvuoron käyttämistä. Voi myös olla, että etäkokoukset olivat normaalikokouksia lyhyempiä. 

Satopentissa yksi hallituksen kokous pidettiin tänä keväänä etänä ja seuraavaan yhtiökokoukseen osakkaat voivat halutessaan osallistua etäyhteydellä.

– Normaalioloissa tuskin ryhdymme pitämään kokouksia etänä. Kokous on aina parempi kasvokkain. Osallistumislinkki toki tarjotaan, jos joku ei pääse kokouspaikalle, Viitanen kertoo.

Yllättävän helppoa!

Asunto Oy Kaarikatu 5 hallituksen jäsen, 74-vuotias Antti Koivumäki kuuluu ikänsä takia koronavirustaudin riskiryhmään. Hän noudattaa vaimonsa kanssa viranomaisten antamia ohjeita ja pysyttelee kotonaan. Tänä keväänä hän osallistui elämänsä ensimmäiseen etäkokoukseen. Se oli taloyhtiön hallituksen kokous, jossa muut olivat fyysisesti läsnä kokouspaikalla, mutta Koivumäki oli Teams-yhteyden päässä kotonaan.

– Ennen kokousta vähän arvelutti, mutta hyvinhän se meni, hän sanoo tyytyväisenä.

– En perehtynyt etäyhteyden luomiseen etukäteen, mutta se oli helppoa. Isännöitsijä Anna Salo lähetti minulle linkin, ja yhteys avautui määrättynä hetkenä. Olin mukana puheyhteyden kautta, ja kokousasiat olivat näkyvissä tietokoneen ruudulla. Kokous meni sujuvasti, vaikka asioita oli paljon käsiteltävänä ja rappukäytävän remonttiakin suunniteltiin.

As Oy Kaarikatu 5 pitää varsinaisen yhtiökokouksen kesäkuussa. Myös siihen tarjotaan etäosallistumismahdollisuutta, joten Koivumäet todennäköisesti osallistuvat kokoukseen kotonaan. 

– Korona on rajannut elinpiiriämme, sillä suhtaudumme suosituksiin vakavasti. Asioiden hoitoa korona ei ole vaikeuttanut, sillä olemme tottuneet hoitamaan niitä sähköisesti, Koivumäki kertoo.