Osakeluettelot siirretään huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 aikana
Vuonna 2019 Suomessa otettiin käyttöön Maanmittauslaitoksen hallinnoima huoneistotietojärjestelmä, johon kerätään sähköiseen muotoon kaikki Suomen osakehuoneistojen tiedot. Uusi sähköinen järjestelmä korvaa paperiset osakekirjat, ja samalla osakeluettelon ylläpitovelvollisuus siirtyy taloyhtiöltä Maanmittauslaitokselle.
Järjestelmään siirtyminen tapahtuu kahdessa vaiheessa, joista ensimmäinen on parhaillaan käsillä. Taloyhtiöiden tulee siirtää osakeluettelonsa uuteen järjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Käytännössä siirtoprosessin hoitaa isännöintitoimisto.
– Me selvitämme kaikki rekisteröintiä varten tarvittavat tiedot ja niiden oikeellisuuden sekä varmistamme, että tiedot kirjataan rekisteriin oikein, kertoo isännöintipäällikkö Anna Salo.
– Olemme varautuneet siirtoon jo ennakkoon selvittämällä epäselviä osakeluettelomerkintöjä ja pyytämällä osakkailta lisäselvityksiä sekä puuttuvia saantoasiakirjoja. Suuri osa näistä onkin saatu selvitettyä jo ennakkoon, mutta ei valitettavasti kaikkia. Siirron jälkeen selvitys saantoasiakirjoista tulee antaa Maanmittauslaitokselle.
Taloyhtiöitä tiedotetaan aikataulusta etukäteen
Iisoyn asiakkaana olevat taloyhtiöt siirretään huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 aikana. Taloyhtiöltä ei tarvita muita toimenpiteitä kuin hallituksen päätös, ja sekin on suurimmassa osassa taloyhtiöitä tehty ja kirjattu jo edeltävien vuosien aikana. Jokaisen taloyhtiön hallitusta tiedotetaan etukäteen, kun oman osakeluettelon siirto lähestyy.
– Meillä on kaksi kiinteistösihteeriä, jotka ovat perehtyneet siirtoprosessiin ja hoitavat asiaa. Asiakkaat on jaettu vuodelle niin, että joka viikko siirrämme rekisteriin muutaman taloyhtiön, Salo kertoo.
Huoneistotietojärjestelmään siirtyminen on pakollista asunto-osakeyhtiöille, mutta keskinäisille kiinteistöosakeyhtiöille se on vapaaehtoista.
– Tiedotamme näitä asiakkaita erikseen ja keskustelemme heidän kanssaan, haluavatko he liittyä rekisteriin.
Onhan osakekirja tallella?
Kun osakeluettelot on siirretty huoneistotietojärjestelmään, seuraavaksi vuorossa ovat huoneistojen osakekirjat. Osakkailla on kymmenen vuotta aikaa hakea osakehuoneistolle sähköistä omistajamerkintää. Samassa yhteydessä paperinen osakekirja tulee toimittaa Maanmittauslaitokselle mitätöitäväksi.
– Kun olemme siirtäneet osakeluettelon järjestelmään, tiedotamme sen jälkeen taloyhtiön osakkaita siirrosta ja siitä, kuinka heidän tulee toimia jatkossa, Salo kertoo.
Jos suunnitteilla on asunnon myynti muutaman vuoden sisään, omistajamerkinnän rekisteröinti voi olla helpointa tehdä vasta asuntokaupan yhteydessä. Jokaisen osakkaan on kuitenkin hyvä varmistaa, että paperinen osakekirja on tallessa ja kunnossa.
– Osakekirja on välttämätön omistusmerkinnän hakemisessa, mutta esimerkiksi kuolinpesissä se voi olla hukassa. Jos osakekirjaa ei löydy, se täytyy kuolettaa käräjäoikeudessa.
Monilla osakkailla osakekirja on pankin hallussa asuntolainan vakuutena. Tällöin osakkaan tulee valtuuttaa pankki tekemään omistusmerkinnän hakeminen.
