Osakeluettelojen siirtoa sähköiseen rekisteriin valmistellaan

Suomeen luodaan parhaillaan sähköistä osakehuoneistorekisteriä, johon kootaan tiedot taloyhtiöistä, osakehuoneistoista ja niiden omistuksista sekä panttauksista. 1,5 miljoonan suomalaisen osakehuoneiston ja näiden kahden miljoonan omistajan tiedot viedään rekisteriin vuoteen 2022 mennessä.

Osakeluettelojen siirto sähköiseen rekisteriin perustuu lakiin huoneistotietojärjestelmästä. Rekisterin ylläpitäjä Maanmittauslaitos avaa osakeluettelojen siirtoon tarkoitetun palvelun huhtikuussa 2020.

Siirtopalvelu on tarkoitettu taloyhtiöille, joilla ei ole käytössään isännöintijärjestelmää. Isännöintipalvelujen piirissä olevat taloyhtiöt voivat siten odotella rauhassa.

Tiedätkö, missä osakekirjasi on?

Sähköiseen osakehuoneistorekisteriin siirrytään kahdessa vaiheessa.

Isännöintiyritys siirtää taloyhtiön osakeluettelon Maanmittauslaitoksen rekisteriin. Tämän jälkeen on osakkaan vuoro toimia.

Osakkaan tehtävänä on toimittaa huoneistonsa osakekirja Maanmittauslaitokseen mitätöitäväksi. Tällöin hänen omistusoikeutensa muutetaan huoneistotietojärjestelmään sähköiseksi merkinnäksi.

Koska valmistautumisaikaa on kosolti, se kannattaa käyttää hyödyksi. Ensinnäkin osakekirja on hyvä etsiä käsiinsä.

– Maanmittauslaitokselle ei kelpaa osakekirjan kopio, vaan tarvitaan aito, alkuperäinen asiakirja, kertoo kiinteistösihteeri Outi Kivistö.

Jos osakirjaa ei löydy omasta piironginlaatikosta, se voi olla pankissa lainan vakuutena tai säilössä pankin tallelokerossa.

– Esimerkiksi muistisairaiden henkilöiden lapsille etsintä saattaa tuottaa kovasti työtä. Jos osakirjaa ei löydy, sille on haettava kuoletusta käräjäoikeudesta, joka myöntää väliaikaisen osakekirjan.

Osakeluettelot käydään läpi

Isännöinti Ilkka Saarisella tehdään työtä jo täysillä osakeluettelojen siirtoa varten. Outi Kivistö käy läpi kaikkien asiakastaloyhtiöiden osakeluetteloja ja varmistaa, ettei niissä ole puutteita, jotka vaikeuttavat siirtoa.

Kun asuntokauppa on tehty, uuden osakkeenomistajan on pitänyt rekisteröidä tehty osakesiirto eli omistuksensa yhtiön osakeluetteloon. Tämän rekisterimerkinnän tekee käytännössä isännöitsijä. Isännöitsijä tekee merkinnän, kun hän on saanut sitä koskevan pyynnön sekä selvitykset siten, että uusi omistus on selvä.

Jos asuntokauppa tehdään välittäjän avulla, välittäjä toimittaa isännöitsijälle tarvittavat asiakirjat rekisteröintiä varten.

Saitko postia puuttuvista asiakirjoista?

Mikäli välittäjä ei ole ollut mukana tekemässä asuntokauppaa, ostajan on pitänyt itse toimittaa tarvittavat asiakirjat isännöitsijälle. Isännöitsijä tarvitsee jäljennöksen asunnon kauppakirjasta, tositteen varainsiirtoveron maksusta sekä kopion osakekirjasta siirtomerkintöineen.

Jos asunto on siirtynyt perintönä uudelle omistajalle, isännöitsijä tarvitsee perukirjan, perijän virkatodistuksen, sukuselvityksen ja mahdollisen testamentin.

– Asiakirjoilla todennetaan osakkeen todellinen omistaja, siirtomerkintöjen dokumentointi osakekirjassa katkeamatta ja täsmäävätkö merkinnät meille toimitettujen paperien kanssa.

Puutteita onkin löytynyt. Niiden selvittämiseksi Outi tutkii arkistoja ja saattaa lukea vanhoja taloyhtiöiden hallituksen kokouspöytäkirjoja siirtojen selvittämiseksi.

– Lähetän epäselvistä saannoista myös sähköpostia tai kirjepostia asiakkaillemme. Jos saat meiltä postia, otathan yhteyttä, jotta saamme asian kuntoon ennen osakeluettelojen siirtoa, Outi toivoo.

Hoidetaan asiakirjat kuntoon!

Isännöintitoimistolla ei ole velvollisuutta tehdä selvitystyötä, mutta IISOY haluaa palvella asiakkaitaan, jotta asiat saadaan kuntoon ajoissa. Viime kädessä osakas vastaa puutteellisista saantoselvityksistä ja asiakirjojen toimittamisesta, kun osakerekisteri siirtyy Maanmittauslaitoksen hoidettavaksi.

– Kannattaa olla meihin yhteydessä, sillä asiointi kanssamme on todennäköisesti helpompaa kuin Maanmittauslaitoksen kanssa, Outi sanoo.