Osakeluetteloiden siirto etenee suunnitellusti

Taloyhtiöiden osakeluetteloiden siirto sähköiseen huoneistotietojärjestelmään etenee Iisoyn isännöimissä kohteissa suunnitellusti. Kaikkien yhtiöiden tiedot tulevat siirretyiksi tämän vuoden aikana.

Ennen siirron tekemistä kaikkien tietojen on oltava ajan tasalla. Vaikka selvitystyötä on tehty pitkälti jo valmiiksi, ennen siirtovaihetta on vielä ilmennyt puutteita.

– Aika paljon olemme joutuneet yksittäisiä tietoja osakkailta selvittämään. Tiedoista on saattanut puuttua esimerkiksi merkintäpäivämäärä tai kuolinpesän vainajan syntymäaika. Tarkennusten tekeminen vie aikaa ja vaikuttaa aina koko taloyhtiön tietojen siirtoon, kertoo kiinteistösihteeri Riikka Saarinen.

Siirrossa oltava tarkkana

Vapun aikoihin Suomen noin 87.500 taloyhtiöstä vajaan 17.500 tiedot olivat jo rekisterissä. Siirrettyjen yhtiöiden osuus oli tuolloin 19,97 prosenttia.

Pirkanmaa oli hieman keskiarvoa edellä. Reilut 1500 taloyhtiötä oli jo rekisterissä. Se vastaa 20,34 prosenttia maakunnan kaikista huoneistotietojärjestelmään siirrettävistä yhtiöistä.

– Aika lailla tuossa tahdissa mekin olemme. Aloitimme pienemmistä yhtiöistä, jotta saimme samalla harjoitusta ja kokemusta siirron käytännön toteutuksesta. Viime aikoina siirtoja on tehty myös vähän isommista yhtiöistä, etenkin sellaisista, joissa yhtiökokous on jo pidetty, Riikka Saarinen toteaa.

Siirron tekninen toteutus on tarkkaa puuhaa.

– Kokonaisuudessa on paljon pieniä liikkuvia osia. Siirtoa tehdessä on oltava tosi tarkkana. Ei sitä oikein muun asiakaspalvelutyön ohessa voi tehdä. Siirtojen tekemiseen on varattava oma, rauhallinen hetkensä.

– Rutiinin lisääntyessä siirron tekeminenkin koko ajan nopeutuu ja tehostuu. Tahtia saadaan varmaan kiristettyä tässä syksyä kohti mennessä.

Kesälläkään ei taukoa

Loma-ajan ollessa pian käsillä paikalla oleva henkilöstömäärä luonnollisesti supistuu. Iisoylla osakeluetteloiden siirtoja tekee kaksi kiinteistösihteeriä. Lomien vuoksi työtä ei kuitenkaan kokonaan katkaista.

– Olemme eri aikaan lomilla, joten täydellistä taukoa ei tule. Asiakaspalvelun muusta ruuhkasta riippuu, kuinka paljon työssä olevalle jää aikaa näiden hoitamiseen. Joka tapauksessa asiaa on vietävä eteenpäin, ettei loppuvuodesta tule kiire, Riikka Saarinen tuumii.

Osakkaalle tieto toteutuneesta siirrosta 

Kun siirron ensimmäinen vaihe on toteutunut ja taloyhtiön osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään, tästä informoidaan jokaista yhtiön osakasta.

– Jonkin verran on tullut kyselyjä oman taloyhtiön tilanteesta. Emme pysty esittämään taloyhtiökohtaista aikataulua ennalta, koska yhdenkin huoneiston puutteellisten tietojen selvittäminen viivästyttää prosessia koko yhtiön osalta. Kunhan malttaa odotella, niin tieto siirrosta tulee kyllä aikanaan, Riikka Saarinen muistuttaa.

Siirron ensi vaiheen jälkeen osakkailla on kymmenen vuotta aikaa hakea osakehuoneistolle sähköistä omistajamerkintää. Samassa yhteydessä paperinen osakekirja toimitetaan Maanmittauslaitokselle mitätöitäväksi.

Seuraavaan vaiheeseen jokainen osakas voi valmistautua ainakin varmistamalla, että paperinen osakekirja on tallessa ja kunnossa. Etenkin kuolinpesien osalta tässä voi paikoin olla haasteita. Jos osakekirja on hukassa, eikä sitä löydy, se on kuoletettava käräjäoikeudessa.