Mikä viestintäkanava sopisi meidän taloyhtiöömme?
Monessa taloyhtiössä mietitään, miten asukkaiden, hallituksen ja isännöinnin välillä viestittäisiin tehokkaasti.
Kanavien puutteeseen viestintä ei ainakaan kaadu, sillä vaihtoehtoja on nykyään vaikka millä mitalla. Vaikeampaa onkin löytää keino, joka sopisi mahdollisimman monelle.
Taloyhtiöissä on tarvetta sekä viralliseen että epäviralliseen asukasviestintään. Sosiaalisen median käyttäminen on yleistymässä epävirallisessa asukasviestinnässä. Aktiiviset asukkaat perustavat Whatsapp- ja Facebook-ryhmiä. Niissä tarvitaan kuitenkin yhteiset pelisäännöt ja ylläpitäjä, joka seuraa, että keskustelu pysyy asiallisena.
Asunto Oy Laattakalliossa perustettiin taloyhtiölle oma Whatsapp-ryhmä reilut puoli vuotta sitten.
– Uusi asukas sitä ehdotti, hänellä oli ryhmästä hyviä kokemuksia edellisestä asuinpaikastaan. Ryhmään kutsu on julkaistu porrashuoneen ilmoitustaululla, ja jokainen voi halutessaan liittyä siihen, kertoo hallituksen jäsen Eero Kirjavainen.
Ryhmällä on ylläpitäjät, mutta heidän ei ole tarvinnut puuttua keskusteluun ainakaan toistaiseksi.
– Keskustelua on vielä vähän, yleensä kysytään jostakin taloyhtiöön liittyvästä asiasta tai ilmoitetaan väärin pysäköidystä autosta. Ryhmä on lähinnä matalan kynnyksen kysymyspalsta.
Whatsapp-ryhmä on kuitenkin hyvä lisä taloyhtiön viestintään, koska se on puhtaasti asukkaiden oma kanava.
– Jos johonkin asiaan tarvitaan isännöinnin kanta, joku meistä hallituksen jäsenistä ottaa häneen yhteyttä, Kirjavainen kertoo.
Porrasnäyttö ja ilmoitustaulu tavoittavat myös ikääntyneet
Asunto Oy Pähkinänakkelissa luotetaan digitaalisiin porrasnäyttöihin. Diginäytöt otettiin kokeiluun viitisen vuotta sitten ilman maksua, nyt niistä maksetaan operaattorille vuosimaksu.
Näyttötaulu on jaettu eri palstoihin, joista osa sisältää pysyvää tietoa ja osassa sisällöt vaihtuvat. Esimerkiksi asukkaiden nimiluettelo on taululla aina nähtävillä.
– Huollolla ja isännöinnillä on tauluilla omat palstansa, joilla ne julkaisevat taloyhtiötä koskevia asioita. Nyt olemme keskustelleet, alkaisiko joku osakkaista tuottaa isännöitsijän lisäksi sisältöjä porrasnäyttöihin, jotta saisimme ne entistä aktiivisempaan käyttöön, kertoo hallituksen puheenjohtaja Erkki Tiisanoja.
– Omilla ilmoituksilla voitaisiin tiedottaa nopeasti hallituksen päätöksistä, talkoista ja epävirallisista asioista.
Myös perinteiset ilmoitustaulut ovat edelleen käytössä.
– Asukkaat ilmoittavat niillä omilla lapuillaan, jos tekevät remonttia tai jos joku on vaikkapa löytänyt avaimet.
– Porrasnäytöltä ei voi nykäistä tiedotetta pois, mutta haittana on, että vanhemmalle väelle teksti voi olla liian pientä. Sitten on tietenkin niitä, jotka eivät lue tiedotteita, julkaisipa niitä missä tahansa. Yksi konsti on lisätä tärkeisiin viesteihin väriä, jotta ne huomattaisiin.
Asukkaiden omia Whatsapp- tai muita sosiaalisen median ryhmiä Pähkinänakkelissa ei harkita.
– Sosiaalinen media jättäisi ison osan asukkaita viestinnän ulkopuolelle. Yhtiössämme on ikääntynyttä väkeä, joka ei välitä Teams-kokouksistakaan. Asioista halutaan kyllä keskustella, mutta mieluiten kasvokkain, Kirjavainen sanoo.
Mielipiteet suoraan hallituksen sähköpostiin
Asunto Oy Urheilijanraitissa on ollut käytössä hallituksen sähköposti syksystä 2020 lähtien.
– Avasimme osakkaille ilmaisukanavan suoraan päätöksiä tekevälle hallitukselle sen sijaan että viestejä kierrätettäisiin isännöitsijän kautta, sanoo hallituksen puheenjohtaja Titta Kiviluoma.
– Osakkaat ovat aktiivisesti laittaneet viestejä muun muassa pihan parannustöistä, parveketupakointikiellosta ja tupakointikatoksesta. Osa viesteistä kuuluisi kuitenkin hallituksen sijaan isännöitsijän tai huollon hoidettavaksi, kuten kyselyt yhtiölainan lyhennyksestä tai ilmoitukset väärin pysäköidyistä autoista. Olen vastannut viesteihin, ohjeistanut jatkossa laittamaan viestiä suoraa oikeaan paikkaan ja välittänyt niitä isännöitsijälle tai huoltoyhtiöön.
Titta Kiviluoma ei ole jakanut henkilökohtaista puhelinnumeroaan taloyhtiössä.
– Hallitustyöskentely on minulle tärkeää, koska voin näin vaikuttaa yhtiön päätöksentekoon. Hallitus ei kuitenkaan vastaa taloyhtiön päivittäisten asioiden hoitamisesta, joten siksi en koe, että minun tarvitsee olla välittömästi muiden osakkaiden tavoitettavissa henkilökohtaisista yhteystiedoista. Hallituksen sähköpostiin tulevista viesteistä tulee minulle ilmoitus ja pystyn tarvittaessa reagoimaan niihin hyvinkin nopeasti.
– On kuunneltava osakkaiden näkemyksiä asioista, joista hallitus viime kädessä päättää. Tämän vuoksi hallituksen sähköposti on hallituksen jäsenen näkökulmasta hyvä asia, hän sanoo.
Hallituksen omaa sähköpostia puoltaa myös, että kaikki hallitukselle osoitettu posti säilyy yhdessä paikassa ja siirtyy seuraavalle hallitukselle sekoittumatta hallituksen jäsenen henkilökohtaiseen postiin.
