Korona kirittää etäkokousten käyttöönottoa

Taloyhtiön välttämättömän päätöksenteon ei tarvitse halvaantua koronarajoitusten vuoksi. Hallituksen kokouksia ja muita tärkeitä palavereita pidetään nyt etäkokouksina, mistä olemme saaneet myönteistä palautetta.

Etäkokouksissa käytämme pääsääntöisesti Microsoftin Teams-sovellusta. Hallitusten jäsenille, joille Teams ei ole tuttu, olemme järjestäneet ohjattuja yhteyskoulutuksia kiinteistösihteeri Outi Kivistön ja isännöitsijä Kimmo Rajalan johdolla.

Testauksista tiedotettiin Huoneistotieto.fi-palvelussa, jossa ne saivat innostuneen vastaanoton. Ryhmiin ilmoittauduttiin vilkkaasti.

– Ensimmäisessä ryhmässä oli 25 ja toisessa 30 henkilöä. Näiden lisäksi on järjestetty testauksia pienryhmille, Outi kertoo.

– Testauksissa kävimme läpi, miten kokoukseen liitytään, miten yhteydet – ääni ja kuva – saadaan toimimaan ja miten etäkokouksessa viestitään ja pyydetään puheenvuoroa.

Yhteyskoulutusten aikana osallistujilla oli mahdollisuus soittaa ongelmissa Kimmo Rajalalle.

– Avunpyyntöpuheluja ei tullut montakaan, vaikka moni kokeili Teamsia ensimmäistä kertaa. Etäkokouksen helppous yllätti, Kimmo kertoo.

Kuluneina koronaviikkoina on pidetty lukuisia hallitusten kokouksia etänä.

– Olemme kokoustaneet myös niin, että hallituksesta on ollut läsnä yksi henkilö isännöitsijän lisäksi, kaikillahan ei ole mahdollisuutta osallistua etäkokoukseen. Joku on voinut osallistua myös kaiutinpuhelimen välityksellä. Myös sähköpostikokouksia järjestetään.

– Etäkokousten vastaanotto on ollut hyvin positiivinen. Jos koronasta pitäisi löytää jotain myönteistä, se on uusien työtapojen omaksuminen, Kimmo sanoo.

Sujuisiko myös yhtiökokous etänä?

Kimmo ei ole vielä pitänyt yhtiökokousta Teamsilla, mutta teknisesti se onnistuisi, vaikka yhtiökokousten osallistujamäärä on hallitusten kokouksia suurempi.

– Yhtiökokouskutsussa pitäisi olla tarkat osallistumis- ja äänestysohjeet osallistujille. Myös kokouksen läpivieminen vaatii isännöitsijältä valppautta ja kykyä hoitaa monta asiaa samanaikaisesti: on pidettävä pöytäkirjaa, jaettava dokumentteja verkossa, huomata puheenvuoropyynnöt ja tarvittaessa ohjeistettava osakkaita tekniikan käytössä.

Oikeusministeriön ohje on, että koronakriisinkin aikana kaikilla on oltava tasaveroinen mahdollisuus osallistua yhtiökokoukseen.

– Näinhän ei ole, jos yhtiökokoukset järjestettäisiin normaalisti. Laki sanoo lisäksi, että yhtiökokous on pidettävä fyysisessä kokoustilassa, johon osakas voi halutessaan tulla. Kokousten pitäminen pelkästään etänä ei ole siis mahdollista.

– Kun elämä koronan jälkeen normalisoituu, etäosallistuminen taloyhtiön kokouksiin jäänee pysyväksi tavaksi esimerkiksi digitaitoisille ikäihmisille ja muualla asuville osakkaille. Hallitusten kokouksen järjestäminen etänä on uskoakseni jo toivottu tapa, Kimmo sanoo.