Huoneistotietojärjestelmä etenee – muistilista taloyhtiölle
Suomeen luodaan parhaillaan huoneistotietojärjestelmää eli sähköistä rekisteriä, johon kootaan tiedot taloyhtiöistä, osakehuoneistoista ja niiden omistuksista, panttauksista ja rajoituksista. Sähköinen omistajamerkintä huoneistotietojärjestelmässä tulee vähitellen korvaamaan paperiset osakekirjat.
Vuonna 2019 ja sen jälkeen perustetut taloyhtiöt on jo perustettu digitaalisesti ja niiden tiedot on viety suoraan sähköiseen rekisteriin. Ennen vuotta 2019 perustettujen vanhojen taloyhtiöiden tiedot viedään rekisteriin kahdessa vaiheessa. Ensin Iisoy siirtää isännöimiensä taloyhtiöiden osakeluettelot Maanmittauslaitokselle, ja sen jälkeen jokainen osakkeenomistaja hakee vielä itse omistuksensa rekisteröintiä.
Osakeluettelot siirretään vuoden 2023 loppuun mennessä, kunhan tiedonsiirto isännöintijärjestelmien ja huoneistotietojärjestelmän välillä saadaan käyttöön. Teknisiä rajapintoja hiotaan parhaillaan kuntoon.
Tietojen oikeellisuus varmistettava
Ennen osakeluettelon siirtoa on varmistettava muutama asia, jotta uuden rekisterin tiedot ovat varmasti oikein.
– Ensinnäkin hallituksen on tehtävä päätös osakeluettelon siirrosta, vaikka huoneistotietojärjestelmään liittyminen onkin asunto-osakeyhtiön lakisääteinen velvollisuus. Osakeluetteloa siirrettäessä tulee ilmoittaa päivämäärä, milloin hallitus on päättänyt asiasta, rekisteriä ylläpitävän Maanmittauslaitoksen tietopalveluasiantuntija Armi Hantulamuistuttaa.
On myös varmistettava, että osakeluettelo on voimassa olevan yhtiöjärjestyksen mukainen ja että kaikilla osakeluettelossa olevilla osakeryhmillä on omistajatiedot. Lisäksi yhtiöjärjestyksen huoneistoselitelmän tietojen on oltava ajan tasalla.
Taloyhtiön osoitteen ja sähköpostiosoitteen oikeellisuus yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä (YTJ) on varmistettava, samoin isännöitsijän ja hallituksen puheenjohtajan tietojen ajantasaisuus kaupparekisterissä.
Taloyhtiön työ helpottuu, tiedonsaanti nopeutuu
Kun taloyhtiö on huoneistotietojärjestelmän piirissä, osakeluettelon ylläpito siirtyy Maanmittauslaitokselle. Taloyhtiöllä ei ole sen jälkeen enää velvollisuutta selvittää huoneistojen omistajanvaihdoksia.
Tämä helpottaa ja nopeuttaa niin taloyhtiön kuin isännöitsijänkin työtä. Osakeluettelon ylläpito kun on voinut vaatia osakkeiden siirtotilanteisiin liittyviä monimutkaisia saantoselvityksiä erilaisine asiakirjoineen ja sukuselvityksineen.
Taloyhtiön ei myöskään tarvitse enää ylläpitää osakkaiden yhteystietoja, vaan se saa ne maksutta Maanmittauslaitokselta esimerkiksi yhtiökokouskutsun lähettämistä varten. Myös osakkeenomistaja näkee huoneistonsa perustiedot Maanmittauslaitoksen asiointipalvelusta siinä vaiheessa, kun omistus on rekisteröity sähköiseksi.
Tiedot saa myöhemmin suoraan isännöintijärjestelmien kautta, kunhan tekninen kehitystyö on valmis.
– Huoneistotietojärjestelmä luo myös edellytyksiä sähköisten palveluiden kehittämiselle. Tulevaisuudessa järjestelmään on tarkoitus tuoda esimerkiksi taloyhtiöiden hallinnollisia tietoja, Armi Hantula mainitsee.
Lisätietoja:
Myös osakkailta vaaditaan toimenpiteitä osakeluetteloiden siirtyessä huoneistotietojärjestelmään. Kokosimme osakkaille lyhyen muistilistan asioista, joista jokaisen on omalta osaltaan aikanaan huolehdittava.
Löydät muistilistan täältä .
