”Etätyö sujui hyvin, eniten kaipasin työkavereita”

Kun Suomi suljettiin koronan takia perjantaina 13. maaliskuuta, isännöitsijä Tiia Moisio lähti viikonlopun viettoon tietokone mukanaan. Seuraavana maanantaina hän nosti handsfree-kuulokkeet korvilleen, avasi koneen ja jatkoi töitä kotonaan.

– Olen tehnyt etätöitä aiemminkin, joten henkilökohtaisesti muutos ei ollut suuri, hän sanoo.

Suuri osa Iisoy:n henkilöstöstä oli viime keväänä etätöissä ainakin osan aikaa. Koronan riskiryhmään kuuluva Tiia palasi työpisteelleen toimistolle vasta elokuussa.

– Työ sujui hyvin, sillä kaikki tarvittavat järjestelmät ja tietokannat olivat käytössäni myös kotona.

– Iso osa asiakkaista siirtyi asioimaan puhelimitse ja sähköpostilla jo ennen koronaa, ja kuitit ja asiakirjat tulevat isännöitsijöille pääasiassa sähköisesti. Työskentelypaikalla ei ole siten suurta merkitystä. Puhelin soi kaikkialla samalla tavoin ja sähköpostiin kilahtelee kysymyksiä ja viestejä, hän kertoo.

Vaiheittain sähköiseen asiointiin

Iisoy:ssa on siirrytty sähköiseen asiointiin viime vuosien aikana vaiheittain ja kehitetty samalla henkilöstön etätyövalmiuksia. Koronarajoitusten tultua voimaan voitiin tyytyväisenä todeta, että ponnistelu kannatti.

– Kun muutama vuosi sitten aloimme puhua työn sähköistämisestä ja työskentelystä paikasta riippumatta, se tuntui aluksi oudolta. Ensimmäinen ajatus oli, ettemme tule toimeen ilman asiakirjamappejamme.

Muutos kuitenkin aloitettiin ja muiden isännöitsijöiden tavoin Tiia skannasi asiakastaloyhtiöidensä hallintomateriaalit sähköisiksi mappi kerrallaan. Sen jälkeen ne siirrettiin huoneistotieto.fi-järjestelmään, jossa jokaisella taloyhtiöllä on omat sivut.

– Taloyhtiöiden asiat ovat nyt aina ulottuvillani. Päivittäisessä työssä käytän myös teknisen isännöinnin ylläpitämää Ässä-järjestelmää. Se sisältää taloyhtiöiden remonttien ja huoltojen tarjoukset ja ajantasaista tietoa töiden etenemisestä. Jos minulta kysytään vaikkapa jonkin työn aikataulusta, pystyn tarkistamaan asian nopeasti, Tiia kertoo.

Teams-sovellus jäänee käyttöön

Isännöitsijöiden työ sisältää myös paljon kokouksia. Viime keväänä niiden pitämisessä avuksi otettiin Microsoft Teams -kokousalusta.

– Ehdin pitää muutamia hallitusten tilinpäätöskokouksia perinteiseen tapaan, ennen kuin koronarajoitukset tulivat voimaan. Sen jälkeen kokoustimme Teamsilla, ja huhtikuun loppuun mennessä olin pitänyt kaikki tilinpäätöskokoukset.

– Kaikkien asiakkaideni yhtiökokoukset siirrettiin syksyyn, kun siirtämisen mahdollistava poikkeuslaki tuli voimaan. Kokoussumaa puretaan parhaillaan, Tiia kertoo.

Tarvittaessa on turvauduttu poikkeusjärjestelyihin. Esimerkiksi erään ison taloyhtiön julkisivuremontista päätettiin kokouksessa, joka pidettiin asianajotoimiston avustuksella heidän kokoustiloissaan AV-tekniikkaa hyödyntämällä. Osa osakkaista oli fyysisesti kokouspaikalla ja osa osallistui etäyhteydellä.

Kokemukset Teams-kokouksista ovat olleet myönteisiä.

– Arvioni mukaan kolmasosa asiakasyhtiöideni hallituksista haluaa jatkossa kokoustaa etänä. Teams-kokoukset ovat ripeitä ja asiakeskeisiä ja sopivat osalle oikein hyvin.

Sosiaaliset suhteet kuuluvat työhön

Vaikka Tiia viihtyy etätyössä, yksi asia puuttuu: sosiaaliset kontaktit työkavereiden kanssa.

– Kaipasin välillä todella paljon työkavereita ympärilleni. Ammatillisia asioita varten olemme perustaneet sähköisen ryhmän, mutta kahvipöytä- ja käytäväkeskustelut ovat todella tärkeitä. Siksi oli ihanaa palata toimistolle elokuussa!

Syksyllä Tiia aikoo jatkaa etätöissä kahtena päivänä viikossa.

– Mielestäni etätyö sopii isännöitsijälle, sillä työmme on itsenäistä ja itseohjautuvaa. Itse käytän esimerkiksi tarkastuslistoja, joilla seuraan asiakkaille tehtävien töiden edistymistä. Näin langat pysyvät käsissä koko ajan, Tiia sanoo.